로컬 모델로 문서 업무 하기

문서 업무가 로컬 AI의 출발점인 이유

교육과정 보드에서 문서 초안·요약·다듬기, 맞춤법·쉬운 말·번역, 대상별 글쓰기, 업무 절차서 정리는 모두 폐쇄망에서도 되는 일로 표시되어 있습니다. 주어진 글을 읽고 다른 모양으로 바꾸는 일이라 웹 검색이나 전용 서비스가 필요 없기 때문입니다.

보드의 폐쇄망 과정 예시도 로컬 대화창을 준비한 직후에 “회의 메모 요약·공문 초안·표 정리”를 실습으로 둡니다. 이 글은 그 실습을 업무 장면별로 풀었습니다. 대화창은 사용 가이드대로 설치한 Msty Studio나 Ollama 어느 쪽이든 됩니다.

프롬프트에 넣을 다섯 가지

보드의 프롬프트 모듈은 역할, 맥락, 형식, 예시, 검증 다섯 요소로 프롬프트를 점검하게 합니다. 작은 모델일수록 이 다섯 가지를 빠뜨리지 않는 편이 결과가 안정됩니다.

요소	적을 내용	예
역할	누구의 입장에서 쓰는가	총무 담당자로서
맥락	무슨 자료이고 누가 읽는가	부서 주간회의 메모, 과장 보고용
형식	결과물의 모양	표 하나와 세 줄 요약
예시	원하는 결과의 본보기	지난 회의록 한 건
검증	스스로 확인하게 할 것	메모에 없는 내용은 쓰지 말 것

장면 1. 회의 메모를 회의록으로

보드의 실습 항목은 “회의 메모→회의록·결정사항·기한표”입니다.

1. 회의 중 적은 메모를 그대로 붙여 넣습니다.
2. 아래처럼 요청합니다.

아래는 부서 주간회의 중에 적은 메모입니다.
이 메모로 회의록을 만들어 주세요.

형식
1. 회의 개요: 일시, 참석자, 안건
2. 안건별 논의 내용
3. 결정사항
4. 할 일 표: 내용 / 담당 / 기한

규칙
- 메모에 없는 내용은 쓰지 않습니다.
- 담당이나 기한이 메모에 없으면 "확인 필요"라고 적습니다.

[메모 붙여넣기]

3. 결과의 담당자와 기한을 메모와 대조합니다. 사람 이름과 날짜는 잘못 옮겨지기 쉬운 항목입니다.

장면 2. 긴 보고서를 한 쪽으로

실습 항목은 “50쪽 보고서→1쪽 요약”입니다. 로컬 모델은 한 번에 받을 수 있는 분량이 정해져 있어, 긴 문서를 통째로 넣으면 입력이 너무 길다는 오류가 나거나 앞부분을 놓칩니다. 나눠서 넣습니다.

1. 보고서를 장(章) 단위로 나눕니다.
2. 장마다 다음처럼 요청합니다.

아래는 보고서의 3장입니다. 다섯 문장 이내로 요약해 주세요.
수치와 날짜는 원문 그대로 옮기고, 원문에 없는 해석은 덧붙이지 않습니다.

3. 장별 요약을 모두 모아 새 대화에 넣고 한 쪽 요약을 요청합니다.

아래는 보고서의 장별 요약입니다. 이것만 근거로 1쪽 요약을 만들어 주세요.
구성: 배경 2문장, 핵심 내용 5개 항목, 시사점 2문장.

4. 요약에 나온 숫자를 원문에서 다시 찾아 확인합니다.

대화가 길어져 모델이 앞서 정한 내용을 잊기 시작하면 용어 사전의 이 문장을 씁니다. “지금까지 정한 요구사항을 10줄로 요약해 주세요. 새 대화에서 이 요약으로 이어 가겠습니다.”

장면 3. 공문 교정과 쉬운 말

실습 항목은 “공문 맞춤법·띄어쓰기·외래어 표기 교정”, “행정용어 순화와 쉬운 말 바꾸기”입니다. 고친 결과만 받으면 무엇이 바뀌었는지 알 수 없으므로 수정 이유를 함께 받습니다.

아래 공문의 맞춤법, 띄어쓰기, 외래어 표기를 교정해 주세요.
결과는 표로 주세요: 원문 표현 / 고친 표현 / 고친 이유.
뜻이 바뀌는 수정은 하지 않습니다. 표 아래에 교정본 전체를 붙여 주세요.

주민 안내문으로 바꿀 때는 대상을 적습니다.

아래 안내문을 처음 읽는 주민이 이해할 수 있게 쉬운 말로 바꿔 주세요.
한 문장은 40자 이내로 하고, 행정용어는 일상 표현으로 바꾼 뒤 바꾼 목록을 아래에 적어 주세요.

부서에 용어집이나 금칙어 목록이 있으면 함께 붙여 넣습니다. 보드는 번역에서도 “용어집을 주고 번역 용어 통일”을 실습으로 둡니다.

장면 4. 민원 회신문 초안

아래 민원 내용과 관련 규정 발췌를 읽고 회신문 초안을 써 주세요.
- 첫 문단: 민원 요지 확인
- 둘째 문단: 처리 결과와 근거 규정
- 셋째 문단: 추가 문의처 안내 (담당 부서는 "○○과"로 비워 둡니다)
규정 발췌에 없는 내용으로 답하지 않습니다. 근거가 부족하면 "근거 확인 필요"라고 표시합니다.

민원 원문에는 이름과 연락처가 들어 있습니다. 로컬에서 처리하더라도 회신에 필요 없는 개인정보는 지우고 넣는 습관을 들입니다.

장면 5. 같은 내용을 대상별로

보드의 대상별 글쓰기 모듈은 같은 내용을 기자, 주민, 간부, 어르신에 맞춰 보도자료, 안내문, 보고, 문자 문구로 바꿔 쓰게 합니다.

아래 사업 개요를 세 가지 글로 바꿔 주세요.
1. 간부 보고용: 개조식 5줄, 예산과 일정 중심
2. 주민 안내문: 존댓말, 신청 방법과 기한 중심
3. 문자 안내: 80자 이내
세 글의 수치와 날짜는 서로 같아야 합니다.

장면 6. 업무 절차서와 인수인계서

보드의 절차서 모듈에서 눈여겨볼 실습은 “AI가 빠진 단계와 예외 상황을 질문하게 하기”입니다. 내가 설명하고 AI가 받아 적는 것이 아니라, AI가 묻고 내가 답하는 순서로 바꿉니다.

제가 맡은 업무의 처리 순서를 설명하겠습니다.
설명을 들은 뒤 바로 정리하지 말고, 빠진 단계와 예외 상황에 대해 먼저 질문을 다섯 개 해 주세요.
제가 답하면 그때 단계별 절차서로 정리해 주세요.

답을 마친 뒤 이어서 요청합니다.

• 절차서를 담당자 체크리스트로 바꾸기
• 연간 업무 일정표와 마감 목록 정리
• 후임자용 인수인계서와 자주 묻는 질문

프롬프트가 떠오르지 않을 때

보드의 메타 프롬프트 모듈은 상황·목표·제약을 적고 프롬프트 자체를 AI에게 쓰게 합니다. 용어 사전의 문장은 이렇습니다.

이 작업에 쓸 프롬프트를 만들어 주세요.
먼저 필요한 정보를 질문하고, 완성본은 복사할 수 있게 코드 블록으로 주세요.

잘 나온 프롬프트는 부서 공용 템플릿으로 모아 둡니다. 바뀌는 부분은 변수 칸으로 비워 둡니다.

매번 같은 양식을 쓴다면

같은 양식과 지침을 날마다 붙여 넣고 있다면 문서 도우미로 넘어갈 때입니다. 부서 양식·지침·용어집을 지식 베이스에 넣어 두고 그 문서에 근거해 답하게 하는 방식입니다. 부서 문서를 로컬에서 검색하고 근거로 답하게 하기에서 이어집니다.

어느 장면이든 결과는 초안입니다. 확인하는 방법은 작은 로컬 모델의 한계와 검수 방법에 정리했습니다.